Entre les multiples tâches administratives, les appels téléphoniques à répétition, la gestion des dossiers patients, les rendez-vous et la comptabilité du cabinet médical, le médecin est rapidement confronté à un problème de disponibilité. Pour retrouver du temps et se concentrer sur son cœur de métier, le praticien doit se pencher sur l’organisation de son cabinet. Pour améliorer la gestion du cabinet médical, des solutions existent pour répondre à la question comment gérer un cabinet médical.

La gestion du cabinet médical pour se concentrer sur le cœur du métier

Le temps : voilà tout l’enjeu lorsqu’il est question de gérer un cabinet médical. La bonne organisation de ce dernier ou de la maison de santé pluriprofessionnelle (MSP) est primordiale pour que les praticiens puissent se concentrer sur leur cœur de métier et prendre en charge les patients.

Absorbés plus que jamais par les tâches administratives, les médecins allouent « un tiers du temps de travail […] aux tâches administratives et aux réunions. C’est un des principaux motifs d’insatisfaction pour les praticiens. » affirme Patrick Bouet, président de l’Ordre des médecins (CNOM) dans une interview accordée au Figaro en 2015.

Une étude plus formelle de la Drees (Direction de la recherche, des études, de l’évaluation et des statistiques), beaucoup moins alarmiste, se concentre sur le temps de travail des médecins généralistes. Sur les 54 heures de travail hebdomadaire moyen, 5h30 sont dédiées aux tâches de gestion et de coordination et 2h à la mise à jour des connaissances, y compris en vue de valider la formation DPC pour médecins. Sur l’année, le panel de 3300 médecins généralistes avaient pris 5,7 semaines de vacances en moyenne.

Les solutions pour mieux gérer le cabinet médical

  1. Choisir les bonnes personnes,
  2. Déléguer,
  3. Automatiser
  4. Et externaliser au maximum

Ces facteurs sont les maîtres-mots pour éviter de courir après le temps dédié à la santé et aux actes de soins.

1 – L’assistant médical et la secrétaire médicale pour déléguer

Profession récente et permise par l’avenant 7 à la convention médicale du 20 juin 2019, l’assistant médical réalise des actes médicaux simples (prise de température ou de tension, pesée, etc), des prises de renseignements préalables à la consultation, la mise à jour du dossier patient, ainsi que des tâches administratives. Son but est de soulager le médecin généraliste ou spécialiste afin qu’il consacre davantage de temps aux patients. Une qualification professionnelle doit être suivie par l’assistant médical. Une aide financière substantielle au recrutement via la CPAM.

Mieux connue du grand public, la secrétaire médicale assure la prise de rendez-vous, mais aussi de nombreuses tâches administratives, et répond aux 20 à 60 appels par jour par médecin. Elle est aussi en communication régulière avec la famille des patients, et des professionnels de santé (comme d’autres médecins, les infirmières, les pharmaciens, les kinésithérapeutes etc).

Pour ces deux professions, qui aideront in fine le praticien à gérer le cabinet médical, le médecin doit veiller au choix d’un candidat fiable, sur lequel il puisse se reposer, et qui soit à l’écoute des patients. Il doit veiller à ce qu’il intègre au mieux le cabinet et maintenir une ambiance bienveillante afin de conserver un bon profil. Attention à attirer l’attention du candidat sur le strict respect du secret professionnel et de la politique de confidentialité du cabinet.

2 – Le télésecrétariat médical et l’agenda médical en ligne pour externaliser

Autre alternative, des services de télésecrétariat proposent la gestion des appels téléphoniques par des secrétaires à distance. Cette externalisation du travail de secrétariat médical peut seulement compléter le taux horaire de la secrétaire médicale travaillant sur place, ou venir en renfort si les appels entrants sont trop nombreux (le patient aboutit sur le télésecrétariat au bout d’un certain nombre de sonneries par exemple).

L’agenda médical en ligne est un système de prise de rendez-vous sur une plateforme internet. Doctolib, Maiia, Allodocteur, Keldoc… de nombreux services existent et permettent aux patients de consulter les rendez-vous disponibles et de choisir leurs créneaux depuis chez eux. Le nombre d’appels téléphoniques au cabinet médical est ainsi diminué. Cet outil peut être synchronisé à votre logiciel de gestion ainsi qu’à l’agenda de votre secrétaire s’il vient en complément. Des notifications par mail ou sms sont même paramétrables.

Le nettoyage des locaux est aussi un poste externalisable via des sociétés spécialisées.

3 – Le carnet de santé en ligne pour automatiser

Le dossier médical partagé (DMP), dont la généralisation a été maintes fois repoussée, peine malheureusement à s’établir. La gestion des dossiers patients, sous format papier ou informatisé, reste encore à l’heure actuelle le véritable outil de suivi.

Il existe cependant plusieurs outils en ligne capables de compléter cette fonction de carnet de santé :

  • un service de l’Assurance maladie appelé Ameli Pro, où l’on retrouve les remboursements du patient, les consultations chez d’autres praticiens, ou encore l’accès simplifié à certaines tâches administratives (comme les accidents du travail, la déclaration du médecin traitant, commande de kits de dépistage ou de formulaires CERFA, gestions des affections de longue durée ALD etc) ;
  • la messagerie sécurisée MS Santé dédiée aux professionnels de santé. Cette messagerie est cryptée afin de respecter le secret professionnel.

4 – La gestion du matériel médical et le logiciel comptable pour économiser

Dans certaines structures médicales ou de soins, se pose la gestion du matériel médical parfois coûteux et dont l’obsolescence peut être rapide. Via des prestataires spécialisés, la location de ce matériel répond à ces problèmes avec un loyer fixe et prévisible, ainsi qu’un contrat de maintenance et un remplacement du matériel à terme.

Des outils de comptabilité dédiés aux indépendants, aux professionnels de santé voire aux médecins permettent de se simplifier la tâche et sont pour certains peu coûteux (des offres permettent de les tester gratuitement avant d’y souscrire).

Sources :

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